Laissez-moi deviner…Votre stratégie BI se compose d’une seule page architecture

Posté le par Iver van de Zand

Bien entendu, vous avez longuement réfléchi à votre stratégie BI (Business Intelligence) et vous l’avez synthétisée en… une seule slide! Dans cette dia unique, vous êtes parvenu à concentrer votre stratégie opérationnelle, vos besoins commerciaux, votre modèle de gouvernance, vos besoins et objectifs BI, vos catégories d’informations, vos composants et architecture, vos parrainages, vos mesures, vos formations, votre support et votre gestion des métadonnées. Très bien, à moins que…

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Mon propos n’est pas de m’étendre ici sur l’importance d’une Stratégie BI mûrement réfléchie, car de très nombreux articles et ouvrages ont déjà été consacrés à ce sujet. L’ambition de ce blog est plutôt de vous présenter la manière de mettre en œuvre une stratégie en quelques étapes clairement définies. Pour jeter de solides fondations pour votre Stratégie BI, il ne vous faudra que quelques jours, et en aucun cas plusieurs mois ou semaines!

Le fondement de la Stratégie BI que je propose à mes clients repose sur quatre étapes clés:

  1. Analyse des besoins actuels en BIpic2
  2. Stratégie BI et mise en œuvre
  3. Analyse des carences
  4. Fondement de votre Stratégie BI

 

1.   Analyse des besoins actuels en business intelligence

 

La première étape consiste à créer une base pour les besoins BI de votre organisation. L’objectif de cette étape est de générer une analyse approfondie des besoins en BI par Line of Business (LOB), ainsi que de leur impact anticipé sur la gestion de la performance de l’entreprise. Pour collecter les informations voulues, je m’entretiens pendant 1 heure avec un décideur par LOB (HR, Finance, Vente, Achats…) afin d’inventorier les éléments nécessaires à l’optimisation de leur performance. À l’issue de ces entrevues, je rédige une synthèse présentant:

  • Les défis à relever et leur degré de priorité/lacune sur une échelle de 0 à 10;
  • Leur impact sur l’activité, également sur une échelle de 0 à 10.

 

Exemple pour une LOB Vente:

Défi: Notre reporting commercial n’est pas suffisamment complet et intégré. Nous devons visualiser plus rapidement notre performance commerciale globale et déceler les différences en termes de performance entre les équipes, sites et délégués commerciaux. Degré de priorité: 8.

Impact: Cette évolution nous permettra d’accroître facilement notre chiffre d’affaires, d’identifier immédiatement des avantages concurrentiels, ainsi que de récompenser rapidement et adéquatement les collaborateurs et équipes qui sortent du lot. Degré d’impact: 7.

Par LOB, j’inventorie de 10 à 20 défis et impacts. J’utilise une feuille de calcul ordinaire pour les enregistrer, ainsi que leur score individuel. Les outils de représentation visuelle tels que SAP Lumina me permettent de partager avec mes clients des analyses détaillées sur la ‘baseline des besoins en BI’. Si vous utilisez par exemple un diagramme de dispersion avec comparaison entre le degré de priorité et le degré d’impact, vous visualisez immédiatement les domaines clés qui requièrent votre attention.

2.   Stratégie BI et mise en œuvre

 

Je procède ensuite à l’évaluation de la Stratégie BI existante, avec définition de ses composants, de leur état d’avancement et de leur impact commercial. La Stratégie BI et la baseline d’exécution comprennent cinq catégories de composants stratégiques, chacun de ces composants étant analysé en fonction de trois aspects clés: Existence, Réalisation et Impact:

a) Objectifs: description de la mesure dans laquelle l’historique, les motivations clés et les objectifs de la Stratégie BI ont été documentés, et les objectifs concrétisés. Degré de documentation exprimé sur une échelle de 0 à 10.

b) Besoins en BI: description de la mesure dans laquelle les besoins opérationnels et la situation future ont été définis et satisfaits, en termes d’exigences opérationnelles et de KPI correspondants. Degré de définition des KPI exprimé sur une échelle de 0 à 10.

c) Business case: description de la mesure dans laquelle les avantages de la mise en œuvre de la Stratégie BI ont été définis et quantifiés. Degré de définition exprimé sur une échelle de 0 à 10.

d) Information et Technologie: ce point porte sur les types d’informations qui s(er)ont saisis, ainsi que sur la technologie utilisée pour satisfaire aux besoins en BI. Une des méthodes que j’utilise pour définir ce point est l’outil de sélection des composants BI.

e) Organisation et mise en œuvre: description de la mesure dans laquelle l’organisation est prête à mettre en œuvre la Stratégie BI et respecte l’échéancier d’avancement. Degré de réalisation exprimé sur une échelle de 0 à 10.

Cette étape requiert davantage d’efforts que la précédente. Personnellement, je prévois deux ou trois jours pour finaliser une analyse de qualité. J’enregistre tous ces paramètres dans une feuille de calcul, avec scoring de chacun des points ci-dessus.

pic34Il convient de rappeler ici que nous élaborons la base d’une stratégie BI, et non un plan de mise en œuvre détaillé de la stratégie. Un plan stratégique détaillé requiert un approfondissement des points 2b, 2D et 2e. Notre base constitue un cadre de référence idéal pour y procéder.

Vous remarquerez que les modalités d’enregistrement des points ci-dessus sont volontairement simples, au moyen d’un scoring entre 0 et 10 pour Existence, Réalisation et Impact. Si cet outil est correctement utilisé, il est possible de générer une analyse d’impact visuelle de la baseline de réalisation, sous la forme d’un diagramme en radar intégrant ces trois paramètres.

 

3.   Analyse des carences

 

Comme vous l’aurez deviné, la troisième étape porte sur l’analyse des carences, c’est-à-dire le différentiel entre les deux premières étapes. L’objectif est ici de prioriser les carences et de documenter leur résolution. L’Analyse des Carences priorise les analyses, en fournissant donc au client une vision claire des points sur lesquels doivent porter leurs efforts BI. Elle permet aussi d’évaluer l’intérêt de répondre à des besoins non satisfaits jusqu’à présent, ce qui est un intrant crucial dans les décisions d’investissement des clients. L’analyse des carences permet aussi de répondre à trois autres questions:

 

  • Quelles sont les carences qui, une fois résolues, généreront le plus grand avantage pour notre entreprise?
  • Quels sont les besoins en BI les plus disruptifs et les décisions les plus difficiles à prendre?
  • Comment prioriser les carences pour garantir un impact maximum sur l’entreprise?

 

Une fois de plus, j’utilise une feuille de calcul très simple pour documenter chacune des carences et leur score. Pour les scores, je réutilise les degrés de l’étape précédente. Ci-dessous, une version un peu plus détaillée des extrants.

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4.   Fondement de votre Stratégie BI

 

Quatrième et dernière étape, je cartographie les capacités recommandées pour être en mesure de résoudre les problèmes opérationnels inventoriés dans la 1ère étape. J’utilise les extrants des trois étapes précédentes et je les représente sous la forme de synthèses et d’infographies faciles à comprendre. Leur présentation a pour but de faciliter:

  • Les recommandations stratégiques
  • La description de la solution et de l’intérêt de combler la lacune
  • La catégorisation BI et la description de la solution: quelles solutions BI sont nécessaires pour combler cette lacune?

 

Si vous avez scoré les degrés de manière cohérente, les radars et diagrammes de dispersion indiqueront très clairement les besoins clés, les capacités actuelles et futures permettant de combler ces lacunes et, in fine, les carences priorisées.

Cette approche se révèle à chaque fois très efficace pour mes clients. Je l’ai déjà utilisée à de multiples reprises et elle présente à mes yeux les avantages suivants:

  • Facilité d’emploi: le recours à un scoring cohérent permet de représenter clairement la situation du client.
  • Résultats immédiats et analyses convertibles en actions: dès qu’elle est terminée, l’analyse de carences priorisées permet de passer immédiatement à l’action.
  • Investissement en temps raisonnable: dans des conditions normales, ce projet est mené à bien en moins de 5 jours.
  • Périmètre modulaire: il est parfaitement possible d’appliquer d’abord cette approche au niveau d’un département, puis de l’étendre à plusieurs départements, voire à l’ensemble du groupe.

 

Si vous souhaitez perfectionner votre stratégie BI, SAP vous permet d’accéder à notre assistance à la gestion stratégique. Plus d’informations à ce sujet ici.

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