Slim op weg naar een ERP-pakket

Geplaatst op door Johan Mine

titlepending FBO IDDe kogel is door de kerk: u heeft beslist dat uw onderneming een ERP-pakket nodig heeft. Een wijze beslissing want met een ERP-oplossing werkt u efficiënter, klantvriendelijker en neemt u betere beslissingen. Op voorwaarde, uiteraard, dat u de juiste oplossing selecteert. Daar kan het schoentje al eens knellen. Hoe selecteert u het juiste pakket? Welk budget moet u uittrekken? Hoe zorgt u voor een comfortabele implementatie, zonder doemscenario’s van forse budgetoverschrijdingen, eindeloze vertragingen en ontevreden medewerkers? Vijf tips op een rijtje:

 

 

 1. Start een businessproject, geen IT-project

Een ‘existentiële’ vraag om mee te starten: waarom wilt u een ERP-systeem integreren? Om uw bestaande manier van werken te (her-)automatiseren? Of om uw business te optimaliseren? Mogen we uitgaan van optie 2? Focus u bij uw ERP-project dan niet op de IT-kant, maar op de businesskant. Begin altijd vanuit uw businessdrivers: stel een businesscase op waarin u bepaalt welke doelstellingen u met het ERP-project wil bereiken. Leg daarbij prioriteiten vast voor alle functionaliteit die u wenst. En wees heel kritisch. Idealiter brengt u eerst uw zwakke punten in kaart en bepaalt u hoe u uw bedrijfsvoering kunt verbeteren.

2. Analyseer en evalueer

Zijn de ERP-oplossingen die u overweegt gebaseerd op ‘best practices’? Een goed begin. Met zo’n pakket haalt u al een pak vaste functionaliteit in huis, gebaseerd op ervaring in de industrie (vaak uw sector). Zo verkort u de doorlooptijd van het implementatietraject. Ga daarnaast na wat het kost om ontbrekende functionaliteit die toch nodig is om uw noden in te lossen, te implementeren. Ook belangrijk: kunt u het pakket integreren met uw bestaande oplossingen? Eens u een shortlist van voorkeuroplossingen heeft opgesteld, is een uitgebreide demo een must. Zorg dat de demo inzoomt op de processen die voor u cruciaal zijn.

3. Reken en herreken

ERP-systemen hebben de kwalijke reputatie om meer dan eens het oorspronkelijke budget te overschrijden. Omdat voorkomen beter is dan genezen: een goede voorbereiding kan wonderen doen . Denk eraan dat een slimme budgetberekening verder gaat dan de optelsom van licentie-, implementatie- en supportkosten. Vergelijk geen u appelen met peren, hou rekening met het aantal gebruikers en hun taken, met uw toekomstige behoeften en met eventuele integratiekosten. Vergeet tot slot niet dat ook uw mensen bij de implementatie betrokken zijn. Hun loon is eveneens een projectkost. Een tip: met een fixed-price/fixed-scope project weet u waar u aan toe bent.

4. Vertel, deel, communiceer … en zoek een naam

Een ERP-project is een businessproject. En dus is het cruciaal om uw werknemers zo vroeg mogelijk bij het project te betrekken. Zij kennen de processen en kunnen u al ondersteunen bij het uittekenen van de businesscase en/of het bijsturen van het eerste voorstel. Het is trouwens in elke fase van het ERP-project essentieel om op een open manier te communiceren, op elk niveau van de organisatie. Maak ook de steun van het management zichtbaar en hou de verwachtingen enigszins in toom. Goed advies daarrond kregen we van Jan Keuppens, CFO van Campine: “Je vraagt je medewerkers niet gewoon zich aan te passen aan een nieuw programma. Je neemt ze weg uit hun vertrouwde omgeving en dropt ze eigenlijk in een volledig nieuw bedrijf. Neem daarom zeker voldoende tijd om te luisteren naar wat zij, de feitelijke gebruikers van je systeem, te vertellen hebben.” Nog een leuke tip: geef uw ERP-project een naam (zonder link naar IT of technologie!). Dat helpt om er positiever over te communiceren.

5. Kijk verder dan vandaag

Tot slot: een ERP-pakket aankopen, blijft een grote investering. Beperk u in uw keuze daarom niet tot uw huidige behoeften. Denk aan de evolutie van uw bedrijf en uw toekomstige noden. Ook bij de selectie van uw leverancier. U wilt immers dat hij uw ERP-pakket ook binnen tien jaar nog zal onderhouden …

Waren deze tips nuttig? Deel ze met collega’s! En download onze whitepapers hier boven om meer over te lezen. Uiteraard zijn uw opmerkingen rond of ervaringen met uw ERP-pakket meer dan welkom.

Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Email this to someone

Ce message est également disponible en Frans (Français)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>