Uw BI-strategie staat samengevat op een enkele slide, klopt?

Geplaatst op door Iver van de Zand

U heeft ongetwijfeld al heel wat nagedacht over uw Business Intelligence (BI)-strategie. U heeft die strategie wellicht zelfs op papier gezet … op één magische slide! Die ene pagina beschrijft uw strategie voor uitvoering, de bedrijfsnoden, het governancemodel, de BI-doelstellingen en -noden, de informatiecategorieën, de componenten en architectuur, de sponsorships, de metingen, de opleiding, support en het beheer van de metadata. Klinkt niet echt realistisch he?

pic

In deze blogpost ga ik niet dieper in op het belang van een weloverwogen BI-strategie; daar is al genoeg over geschreven. Ik wil wel in enkele duidelijke stappen beschrijven hoe u zo’n goede strategie uitwerkt. Een paar dagen – geen weken of maanden! – volstaan om een sterke basis te creëren voor uw BI-strategie.

In vier stappen geef ik bij klanten de aanzet tot een BI-strategie:

  1. pic2Analyse van de bestaande BI-behoeften;
  2. Basislijnen voor de BI-strategie en uitvoering;
  3. Gap-analyse;
  4. De basis voor de BI-strategie.

 

1.    Analyse van de bestaande  BI-behoeften

In een eerste stap brengt u de BI-behoeften in kaart. In deze fase willen we een high-level inzicht krijgen in de BI-noden van elke divisie en hun verwachte impact op het performance management van het bedrijf. Om de gewenste informatie te verzamelen, ga ik praten met de verantwoordelijke van elke divisie (HR, Verkoop, Aankoop, Financiën …). Een interview van een uur per persoon volstaat om te begrijpen op welke vlakken verbetering nodig is. Die inzichten vat ik samen in een overzicht:

  • De bedrijfsuitdagingen met een bijhorende graad van belangrijkheid op een schaal van 0 tot 10;
  • De impact daarvan op de business, ook op een schaal van 0 tot 10.

Een voorbeeld voor de divisie sales:

Uitdaging: Onze commerciële verslagen zijn niet voldoende uitgewerkt en geïntegreerd. We moeten op een snelle manier onze globale verkoopprestaties kunnen voorstellen en eenvoudig kunnen achterhalen in welke specifieke teams, op welke locatie en bij welke verkoopverantwoordelijke er prestatieverschillen zijn. Belangrijkheidsgraad: 8

Impact op de bedrijfsactiviteit: Dit zal ons helpen om onze omzet te doen stijgen, om potentiële concurrentiële voordelen te identificeren en goede teams of individuen op een eenvoudige manier te belonen. Impactsgraad: 7

Per divisie lijst ik op die manier 10 tot 20 bedrijfsuitdagingen en impactstatements op, die ik op een eenvoudige spreadsheet zet, samen met de scores. Visualisatietools zoals SAP Lumira helpen me om de gedetailleerde inzichten vlot te delen met mijn klanten. Een spreidingsdiagram waarin de graad van belangrijkheid en de impact wordt vergeleken, toont duidelijk welke domeinen aandacht verdienen.

2.   Basislijnen voor de  BI-Strategie en uitvoering

In de tweede fase evalueer ik de bestaande BI-strategie, definieer ik de componenten, de status van uitvoering en de impact op de business. In deze stap bestuderen we vijf aspecten, die telkens geëvalueerd worden op drie criteria: bestaan, uitvoering en impact.

 a) Doelstellingen: Dit omschrijft in welke mate de geschiedenis, de motivaties en de doelstellingen van de BI-strategie zijn gedocumenteerd en in hoeverre de doelstellingen al zijn uitgevoerd. De graad van documentatie is weergegeven op een schaal van 0 tot 10.

b) BI-behoeften: Hier omschrijven we in welke mate de bedrijfsbehoeften en de toekomstige status zijn gedefinieerd en uitgevoerd, in termen van businessvereisten en bijhorende KPI’s. De graad van KPI-definities wordt weergegeven op een schaal van 0 tot 10.

c) Business case: Deze component beschrijft in welke mate de voordelen van de implementatie van de BI-strategie zijn verwoord en gekwantificeerd. De mate van verwoording geven we weer op een schaal van 0 tot 10.

d) Informatie en technologie: Dit toont het soort informatie dat is of zal worden opgeslagen en de technologie die gebruikt wordt om de BI-noden in te lossen. Hiervoor gebruik ik de BI Component selection tool

e) Organisatie en implementatie: De laatste categorie geeft aan in hoeverre de organisatie klaar is om de BI-strategie te implementeren en uit te voeren. Deze waarde wordt alweer weergegeven op een schaal van 0 tot 10.

Deze stap vergt iets meer inspanning dan stap 1. Persoonlijk voorzie ik twee of drie dagen om voldoende inzichten te verwerven. Ook in deze fase noteer ik de scores in een spreadsheet.

pic34Vergeet niet dat we aan een basis werken voor een BI-strategie, niet aan een gedetailleerd uitvoeringsplan. Voor een gedetailleerd strategieplan moeten de stappen 2b, 2d en 2e verder uitgewerkt worden. Onze basis fungeert als het perfecte kaderwerk hiervoor.

Merk op dat ik de registratie van bovenstaande stappen eenvoudig hou met een simpele score van 0 tot 10 voor ‘bestaan’, ‘uitvoering’ en ‘impact’. Indien alles consistent is uitgevoerd, kunnen we vlot inzichten visualiseren rond de uitvoering, zoals de nevenstaande radargrafiek met de drie metrics.

3.    Gap Analyse

Stap drie is de gap-analyse. Deze stap vormt de brug tussen de eerste twee stappen. De bedoeling is om de hiaten op te lijsten, te prioriteren en telkens aan te geven wat het oplevert als we de knelpunten aanpakken. Deze analyse zal dus de inzichten oplijsten, van belangrijk naar minder belangrijk, zodat de klant een duidelijk beeld krijgt van de BI-punten waarop hij moet focussen. Daarnaast zullen we in kaart brengen wat de klant wint door die knelpunten op te lossen, wat een cruciale factor is voor zijn investeringsbeslissingen. De gap-analyse helpt dus om volgende vragen te beantwoorden:

  • Welke knelpunten zullen, eens ze aangepakt zijn, het grootste voordeel opleveren voor het bedrijf?
  • Welke BI-noden veroorzaken de meeste disruptie en veroorzaken de meeste nadelen voor de beslissingsnemers?
  • Wat is de beste manier om tekortkomingen te prioriteren en uiteindelijk een zo groot mogelijke impact te generen voor het bedrijf?

 

Ook in deze stap gebruik ik een zeer eenvoudige spreadsheet om de individuele hiaten en hun scores weer te geven. Voor de scores gebruik ik opnieuw de schalen uit de vorige stappen. Hieronder een voorbeeld van de output, met iets meer details.

picpic

4.    De basis voor uw BI-strategie

Tot slot maak ik een overzicht van de mogelijkheden om de pijnpunten die we in stap 1 aan het licht brachten, op te lossen. De resultaten van de drie vorige stappen visualiseer ik in duidelijke overzichten en infografieken. Dit vormt de basis voor:

  • Strategische aanbevelingen;
  • Beschrijving van de oplossing en de voordelen van het oplossen van de knelpunten;
  • Beschrijving van de BI-categorie en de oplossing: welke BI-oplossingen zijn nodig om deze leemtes op te vullen?

 

Eens de bovenstaande elementen op een coherente manier een score hebben gekregen, zullen het spreidingsdiagram en de radars zeer duidelijk aantonen welke de belangrijkste behoeften zijn, wat de huidige en toekomstige mogelijkheden zijn om aan die behoeften te voldoen en tot slot ook wat de belangrijkste lacunes zijn.

De werkwijze die ik hierboven omschrijf, werkt uitstekend bij mijn klanten. Dit zijn naar mijn ervaring de voornaamste voordelen:

  • Gebruiksvriendelijk: vooral de consistente scores helpen om de situatie duidelijk te visualiseren;
  • Resultaten waar de klant onmiddellijk mee aan de slag kan: eens de hiaten vastgesteld zijn, kunnen we onmiddellijk tot actie overgaan;
  • Snel en efficiënt: veelal neemt het onderzoek slechts 5 dagen in beslag;
  • Herbruikbaar: we kunnen deze aanpak makkelijk toepassen op het afdelingsniveau en later uitbreiden naar meerdere departementen of naar de gehele organisatie.

 

Wilt ook u uw BI-strategie naar het volgende niveau brengen? Roep de hulp in van SAP! Lees hierover meer .

Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Email this to someone

Ce message est également disponible en Engels, Frans (Français)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>